Implementação da nova versão de um sistema integrado de gestão (ERP) para controle patrimonial: O caso da Dataprev

Abstract

O Controle Patrimonial no passado ficava em segundo plano, ou tendo suas tarefas divididas entre almoxarifado e o setor contábil. Atualmente o controle patrimonial envolve: classificação, penhora, movimentação, alienação, inventário e seguro dos bens móveis e imóveis que compõem o patrimônio da instituição. Atualmente, para controlar essas e outras áreas da organização, as empresas se utilizam de sistemas, softwares, soluções de TI como ferramentas para solução de seus problemas. Nesse sentido, surgiram os Sistemas Integrados de Gestão, com o objetivo de integrar todas as áreas da empresa, reunindo informações, em tempo real, capazes de evitar duplicidade e tornar os processos da organização mais ágeis e eficientes. Esses sistemas requerem customizações, que são as adequações necessárias ao atendimento das particularidades de cada empresa. Com este objetivo a empresa Dataprev implantou o Sistema Protheus em 2010 e buscando atender as necessidades e rotinas da área de Patrimônio da empresa, em 2016 foi implementada a versão 12 do sistema. Diante disso, a presente pesquisa teve como objetivo analisar pontos falhos de adequação entre o Sistema Integrado de Gestão Protheus – versão 12, Módulo Ativo Fixo, e as rotinas e processos existentes atualmente, na área de patrimônio da empresa Dataprev. Para tanto, foi elaborado e distribuído questionário para ser respondido pelos usuários do Sistema Protheus, do Módulo Ativo Fixo, que envolviam questões como: adaptação ao sistema, customizações significativas, dificuldade no sistema, participação e sugestões de melhoria, além de informações obtidas da Auditoria Interna de Sistemas da Dataprev, que fez levantamentos e apontamentos a respeito do sistema. Ao final da pesquisa foram encontrados como resultados informações que demonstram que a implementação da versão 12 do Sistema Protheus causou grande impacto, tanto positivo quanto negativo, nas rotinas da área de Patrimônio. Esses resultados contribuem para a adequação dos processos de trabalho de modo a suprir lacunas entre as necessidades dos usuários e as funcionalidades do Sistema Protheus, versão 12.