Sistematização de procedimentos na gestão e fiscalização de contratos continuados de serviços terceirizados de dedicação exclusiva de mão de obra no IFAM/CMDI

Abstract

Com a desburocratização da administração pública e a busca constante pela melhora e eficiência, demanda-se das organizações públicas maior eficiência em seus processos produtivos e para tanto cabe gerar, integrar e proteger o conhecimento produzido do trabalho realizado. Desta forma, busca-se a sua preservação compartilhando o conhecimento tácito dos colaboradores, gerenciando sua força de trabalho e capacidade profissional desenvolvida através da experiência laboral. Para lograr eficiência na gestão e fiscalização de contratos públicos de serviços terceirizados com dedicação exclusiva de mão de obra em uma instituição federal de ensino, realiza-se essa gestão de serviços de um lado seguindo a legislação específica em vigor e de outro, otimizando os respectivos processos de atividades. Portanto, fez-se necessário aprender e produzir conhecimento sobre gestão e fiscalização de contratos em específico para seguir as diretrizes e exigências apresentadas pela Instrução Normativa no 05 de 2017 (IN 05/2017), que demanda envolver mais servidores da organização, tornando necessário a socialização do conhecimento entre servidores experientes e inexperientes que nunca atuaram nesse processo. O compartilhamento de conhecimento ocorreria mediante processo informal ou através de cursos emergenciais após a designação do grupo de servidores responsável pela fiscalização. Assim, indagou-se: Como implementar no CMDI/IFAM processos sistematizados das atividades da gestão e fiscalização de contratos de serviços terceirizados de dedicação exclusiva de mão de obra conforme determinado na IN 05/2017 promovendo aprendizagem coletiva entre os envolvidos? Esta pesquisa aplicada qualitativa, intervencionista mapeou participativa e indutivamente os processos de gestão e fiscalização de contratos do IFAM Campus Manaus Distrito Industrial (CMDI) a partir das decisões e ações tomadas conjuntamente, com servidores envolvidos no cumprimento da IN 05/2017 considerando as especificidades desse Campus. A metodologia participativa foi escolhida pelo seu caráter intervencionista e estimulador de mudança tendo como participantes os servidores designados envolvidos no processo de contratação se serviços públicos. Inicialmente nesse processo de pesquisa denominado pesquisa-ação realizou-se observação direta e reuniões informais para diagnostico coletivo preliminar, identificando: (i) necessidade de manuais e procedimentos para orientação das equipes; (ii) falta de conhecimento dos servidores designados e (iii) falta de setor responsável por dirimir dúvidas referentes as legislações vigentes. Na pesquisa de campo foram realizadas 10 entrevistas individuais além da observação do trabalho cotidiano. Os dados empíricos transcritos e analisados mediante análise pelo método indutivo de Thomas David (2006), apontaram ausência de sistematização e padronização das atividades, falta de comunicação, ausência de recursos, dificuldades da fiscalização, percepções e sentimentos dos servidores, modo percebido de operação vigente, pontos positivos da gestão em exercício e sugestões de melhorias como a necessidade de explicitar as orientações informais dos contratos de serviços terceirizados de mão de obra exclusiva. Os resultados empíricos discutidos à luz da fundamentação teórica permitiram identificar ações de sistematização que viabilizaram o mapeamento e descrição dos processos de atividades de gestão e fiscalização de contratos e a disseminação do conhecimento produzido dentre os envolvidos. Assim, concluiu-se que realizar participativamente o mapeamento dos processos permite identificar as especificidades do campus e o conhecimento produzido pelos servidores experientes que ao ser disseminado aos demais participantes permitiu ativar sua capacidade de aprendizagem. Como implicação prática, os resultados e o mapeamento de processos realizados revelaram um aprendizado coletivo alcançado capaz de subsidiar treinamento pertinente às demandas dos servidores e as especificidades do Campus. Portanto, elaborou-se participativamente o “Manual de gestão e fiscalização de contratos administrativos ênfase em contratos com dedicação exclusiva de mão de obra baseado na Instrução Normativa no 05/2017” considerando as especificidades do campus Manaus Distrito Industrial, sistematizando atividades e constituindo uma ferramenta de consulta e capacitação dos servidores. Também no decorrer desta pesquisa, foi possível participar do planejamento e realização de um curso In Company sobre Gestão e Fiscalização de contratos no campus que possibilitou a capacitação e disseminação desse conhecimento para servidores no IFAM CMDI. Também se identificou sinais de pensamento sistêmico desenvolvido e disseminado mediante a aprendizagem coletiva propiciada entre servidores, capaz de promover futuramente uma gestão sustentável de contratos públicos no campus.